Офисная шпиономания

Что скрывает милая улыбка вашего секретаря? Она только что обсудила ваш характер с коллегой из отдела продаж, а может, «слила» важную информацию конкурентам? Вы знаете, что думают сотрудники о методах работы организации и что они пишут на личную электронную почту? Камеры, диктофоны, просмотр корреспонденции – не паранойя, а способ обезопасить свой бизнес.

Говоря о таком тонком моменте, как слежка за сотрудниками, нужно в первую очередь сказать о том, что любые методы скрытого и не очень наблюдения законодательством Российской Федерации запрещены. Поэтому, решая устанавливать камеры в офисах, подумайте, для чего это реально делается. В случае суда вы не сможете представить в качестве доказательств записи, сделанные скрытой камерой или диктофоном. Однако это не смущает большинство работодателей, так как безопасность предприятия – безусловно, актуальная задача. По естественным причинам мы не можем проверить каждого человека при приеме на работу и быть на сто процентов уверенными, что он будет максимально лоялен к нашей организации. Под нелояльностью в данном случае будем понимать любой поступок, отрицательно влияющий на деятельность организации, начиная с кражи канцелярских скрепок и заканчивая финансовым преступлением. Также в этот список можно добавить моральные факторы, такие как обсуждение с коллегами в корпоративном чате характер руководителя или нанесение оскорбления коллективу организации. Возможно, это безобидные сплетни, и от потери одной пачки бумаги компания не обанкротится, однако попустительство может привести к печальным последствиям, а следующим принятым сотрудником может оказаться какой-нибудь великий махинатор. Рассмотрим, как на практике принято защищаться от нежелательных действий со стороны нелояльных сотрудников.

Что наблюдаем?

За чем вообще принято следить? Конечно, в первую очередь, это первостепенно важные документы, денежные средства и печати организации. Большинство компаний, не мудрствуя лукаво, хранят свое добро в надежных сейфах. Однако кому доверить ключ? Понятно, что директор не будет каждый раз бегать и открывать главному бухгалтеру сейф с печатью для того, чтобы оформить платежку. Вот и первый повод усомниться: а так ли благочестиво второе лицо предприятия? Многие руководители осторожно принимают на работу финансовых работников «со стороны», отдавая все же предпочтение знакомым. Это самый простой способ обезопаситься, особенно, если предприятие маленькое, и в штате нет охранной службы. Но вернемся пока к перечислению моментов, которые нуждаются в контроле. Никто не будет отрицать, что важна также физическая безопасность сотрудников. Они должны быть уверены, что в рабочее время находятся под крылом фирмы, их имущество останется в целости и сохранности, а сосед справа – не маньяк в «шкуре» инженера. Принимая людей на работу, руководитель не только старается обезопасить свой бизнес, он должен гарантировать остальным сотрудникам все перечисленное выше. Кроме общей безопасности, неплохо также знать, какая информация протекает по неформальным каналам коммуникации. Довольно неприятно узнавать всю правду о собственных методах руководства, но, несомненно, вовремя обнаруженная критика по делу поможет предотвратить большие проблемы. Остановимся подробнее на каждой проблеме и методах ее решения.

Ваш паспорт, плиз!

Как гласит наше законодательство, паспорт – это первичный документ, удостоверяющий личность гражданина. А любой специалист службы безопасности сможет добавить, что номер паспорта – пароль к прошлой жизни человека. По нему можно узнать, где человек работал, где учился, где женился, а главное, не замешан ли он в преступлениях. Этот быстрый способ позволяет сразу отсеивать ненужных людей. Например, в группу компаний требовался генеральный директор, для руководства одной из организаций. Так уж принято, что отобранного на эту должность кандидата проверяла служба безопасности. В момент было выяснено, что последний числится генеральным директором аж в восьми организациях! Разумеется, в месте ему было отказано. При первой проверке не стоит также брезговать другими документами. Вполне открыто можно выяснить, настоящий ли диплом у человека, и реальны ли записи в трудовой книжке. Ложь, даже маленькая, сразу ставит человека в группу риска, а значит, его нужно держать под более чутким контролем.

Черный список

Не нужно наивно полагать, что если у человека все в порядке с прошлой биографией, он ангел во плоти. На любом предприятии всегда найдутся те, кого нужно объединить в группу риска. Их лояльность заведомо ниже среднего показателя по предприятию.

В такие группы принято относить сотрудников по следующим признакам. Во-первых, это люди, страдающие или страдавшие наркоманией, алкоголизмом и психическими расстройствами. Не надо думать, что в этих рядах сплошь одни рабочие. Практика знает примеры, когда руководитель в нездоровом азарте ставил на кон весь бизнес и проигрывал, а про спиртное и говорить нечего. Кстати, добавлю, мнение экспертов в области лояльности персонала сводится к тому, что социальные слои вообще не являются показателем благонадежности сотрудника.

Во-вторых, к группе риска относят больных людей, особенно, если болезнь серьезная. Человек, измученный недугом, может распространять отрицательную энергию на остальных, многие вещи представляются ему в черном свете, а это, в свою очередь, не способствует улучшению климата в коллективе. Если лечение обходится человеку очень дорого, он может даже пойти на крайние меры и совершить кражу, поскольку считает, что ему нечего терять.

В-третьих, опасными для фирмы могут быть просто агрессивные, импульсивные и истеричные люди. Их злоба зачастую не обоснована логически и тем может быть опасна. Если предприятие расстается с агрессором не совсем дружески, он может мстить, причем все силы приложит, лишь бы вам пакость сделать.

В-четвертых, к рисковой группе относят людей, которые часто меняют работу и делают большие перерывы между сменой мест, особенно, если причины уходов весьма сомнительны. Сделаю оговорку, что большинство специалистов по персоналу считают, что частая смена работы нормальна в возрасте до 25 лет, когда выпускник ищет себя в профессии. Ведь не всегда сразу удается получить желаемую специальность и устроиться на достойную работу. Поэтому к молодым специалистам нужно быть снисходительнее.

И, наконец, в-пятых, группу риска представляют неженатые и незамужние люди брачного возраста. Несмотря на все преимущества холостяков, такие как возможность постоянных переработок и месячных командировок, они все же не обременены семьей. Семья – это некий показатель стабильности человека, его серьезных намерений в жизни, его готовности взять ответственность и думать не только о себе. Это не стереотип, это биология.

Вездесущий аппарат

На больших предприятиях всего вышеперечисленного навалом. Как уследить за всеми сразу? Здесь и начинается самое интересное. Вот мы узнали, что к нам на предприятие устроились механик-алкоголик, менеджер с купленным дипломом и холостой финансовый директор. Как не упускать из виду их возможные проявления нелояльности? Одним из самых популярных методов слежки на сегодняшний день являются скрытые камеры. Но при ближайшем рассмотрении возникает дилемма. В принципе, как уже было сказано выше, мы не имеем права следить за сотрудниками. Можно честно предупредить персонал, что офис нашпигован прослушкой и камерами, но тогда есть риск получить обратный эффект.

Тот, кто решил совершить что-либо преступное, будет предупрежден, однако лояльные сотрудники станут считать, что руководство им не доверяет, а это, в свою очередь, приведет к снижению этой самой лояльности. Случай из практики. В торговых залах крупных сетей часто устанавливают камеры наблюдения, позволяющие предотвратить кражи. Однако директор одной фирмы решил установить дополнительные камеры для слежки за сотрудниками. Приборы установили в популярных для отдыха местах: у подоконника, за колоннами и т.п., там, где по правилам сотрудников быть не должно. Но двенадцатичасовой день на ногах – занятие утомительное, и рано или поздно сотрудники вынуждены были приземляться под камерами. Каким было их отношение к директору, говорить не нужно, тем более что все знали, что у него в кабинете есть экран и он периодически переключается по залу через камеры. Когда все уяснили неизбежность этого действа, любимым экстремальным развлечением стала презентация перед камерами невербальных знаков – руками и остальными частями тела. Вероятность того, что директор именно в этот момент наблюдает через эту камеру, была низкой, зато получаемое удовольствие от риска – огромным.

Прослушка в плане скрытности лучше камеры, ведь установить маленький микрофончик можно куда угодно, он не будет виден неспециалисту. Предупреждать о нем не стоит, иначе сотрудники будут держать язык за зубами и обмениваться многозначительными взглядами. Некоторые компании использовали записи прослушки в целях выявления качества работы сотрудников с клиентами. С одной стороны, метод хорош, так как позволяет слышать, как работают ваши менеджеры, особенно, когда есть жалобы клиентов. Но уличать потом сотрудников и раскрывать свои методы не стоит, это крайне некорректно. Хотя жизнь иногда диктует свои условия. Приведу пример. В одном магазине работал кассир, на которого стали все чаще поступать жалобы клиентов. Дама вела себя с покупателями довольно нахально, а иногда и откровенно грубила. Однако, когда на горизонте появлялось руководство, сотрудница превращалась в саму воспитанность. Как известно, чтобы уволить сотрудника за плохое выполнение работы, нужно доказать этот факт. Скрепя сердце, директор установил камеру над кассой. В тот же вечер пленка с новым «выступлением» была предъявлена виновнице, и ей ничего не оставалось, как написать заявление. Это был чистой воды блеф, поскольку использовать пленку для предъявления трудовой комиссии организация все равно не имела бы права.

Вообще, работая с камерами и микрофонами, не стоит раскрывать карты. Наличие в офисах подобных устройств негативно влияет на климат в коллективе. Некоторые сотрудники, несмотря на высокую степень лояльности к предприятию, не могут переносить состояние стресса, когда им кажется, что на работе постоянно наблюдают за всеми их действиями. Открытое подозрение руководства компании приведет к повышенной текучке кадров и снижению общей лояльности. Почему, если руководство не доверяет работникам, они должны доверять ему? И ваш персонал принесет на работу диктофоны…

Что написано пером

Чтение чужой почты – занятие плохое, но, к сожалению, распространенное среди людей. Тем более вполне понятен интерес собственника и руководителя к тому, что поступает в его организацию или фигурирует по внутренним каналам. Стоит сразу разделить источники корреспонденции, поскольку они требуют разного контроля. Как известно, почта бывает обычная, а бывает электронная. Для чего нужно отслеживать содержание обычных писем? Например, безобидный конверт с пометкой «в бухгалтерию» может нести предупреждение налоговой инспекции о просрочке платежа по налогам или допущенной грубой ошибки в декларации. Ваш главный бухгалтер не обязательно обнародует эту информацию, боясь кары свыше и чувствуя свою вину. Однако о таких вещах руководству нужно знать. С точки зрения морали тоже можно не беспокоиться, так как письмо адресовано отделу, а не конкретному человеку. Также стоит вскрывать письма подозрительные, без опознавательных знаков и обратного адреса.

Случай из жизни. На крупное предприятие пришло письмо на личное имя одного из начальников отделов. На белом конверте не было ни адреса, ни логотипов. Секретарь засомневалась, что делать с письмом, поскольку раньше ничего подобного не приходило. На всякий случай она уточнила это у начальника АХО, и последний, подозревая, что дело нечисто, передал злосчастный конверт службе безопасности. Внутри конверта оказалось письмо без подписи, напечатанное на компьютере стандартным шрифтом. Содержание его сводилось к тому, что некие личности знают о роде занятий начальника отдела, на имя которого было адресовано письмо, и им известно о его прошлой, не очень законной деятельности. Шантаж, как в кино, оказался реальным фактом. Руководство приняло решение не темнить и вызвать виновника в комнату переговоров службы безопасности. Последний не стал увиливать и рассказал о прошлых махинациях. Поскольку сотрудник работал на предприятии уже два года и ни в чем плохом замечен не был, решили, что нет повода его увольнять. Однако впредь специалист службы безопасности установил за ним особый контроль, о котором никто, кроме руководителя, не знал. Попытка шантажа сорвалась, предприятие не потеряло сотрудника, а руководство было предупреждено о возможном риске и приняло меры.

Пиши на мыло

Если отследить все письма, приходящие в организацию, просто, поскольку они вначале попадают на регистрацию к секретарю, то с электронной почтой все сложнее. Во-первых, поток писем несравнимо выше, каждый сотрудник имеет по нескольку адресов и умудряется переписываться не только с деловыми партнерами, но и с тещей, сестрой и другом из Канады. Во-вторых, отдел информационных технологий не всесилен, и некоторые письма все равно будут недоступны. А в-третьих, такое количество электронной корреспонденции требует дополнительных человеческих ресурсов, особенно, если пытаться все прочитывать и вникать в суть вопроса. Пожалуй, проще ограничить поток электронной макулатуры. Так и поступает большинство крупных предприятий. Создается внутренняя почта для переписки между отделами и сообщения важной информации, которая полностью контролируется и фильтруется.

Для отделов, работающих с клиентами и поставщиками, разрешается постоянный доступ в Интернет, но следить за десятком менеджеров проще, нежели за всеми сотрудниками предприятия. Очень распространено отслеживание статистики посещаемости сайтов. Это делается для того, чтобы знать, не занимаются ли сотрудники в рабочее время просматриванием развлекательных сайтов и перепиской в чатах, а также позволяет отследить риск проникновения вирусов.

В одной торговой компании, увидев, что работники посещают порносайты и службы знакомств, решили проучить виновников. В один прекрасный день на доску почета в главном холле был вывешен список: против фамилий всех сотрудников фирмы стояли часто посещаемые ими сайты. Эффект запомнился надолго. А вот другой положительный пример. Отслеживая статистику посещения Интернет-сайтов, IT-специалист заметил невероятную популярность среди всего персонала сайтов по поиску работы. Отчет был предложен на рассмотрение руководству. В ужасе от того, что треть сотрудников предприятия всерьез занялась поиском новой работы, директор повысил всем зарплату. Через две недели статистика показала резкое снижение посещаемости сайтов по трудоустройству. Но, поскольку сотрудники не знали о намерениях друг друга, они не поняли, что на самом деле привело к прибавке, и не могли использовать это в дальнейшем.

Все на сервер!

Наступление эры информационных технологий приводит к доступности получения нужных данных. Например, если раньше работнику пришлось бы копаться в куче бумаг, особенно, если он собрался получить нечто, заведомо ему не принадлежащее, то теперь достаточно взломать пароль на компьютере коллеги или просто узнать его по доверию. Часто для быстроты обмена большую часть электронной документации по фирме хранят на сервере, откуда ее может заполучить тоже большинство. Такой расклад привел к тому, что специалисты службы информационных технологий по указаниям начальников отделов должны запрещать сотрудникам доступ к некоторым папкам, или открывать их только для чтения. На всех компьютерах стоят пароли, а помимо запрета на просмотр ряда Интерент-страниц или отслеживания просматриваемых сайтов, из корпусов компьютеров изымаются CD-ромы – чтобы предотвратить скачивание информации. Иногда, если дело дошло до паранойи, возникают смешные ситуации. В отделе персонала одной крупной компании было заблокировано использование дискет. Начальник отдела счел такую меру необходимой для того, чтобы сотрудники, во-первых, случайно не занесли вирусы, копируя файлы с неизвестных дискет, а во-вторых, чтобы не скачали внутренние документы отдела кадров – регламенты по подбору и адаптации. При этом все эти регламенты свободно распечатывались на принтере, и их мог спокойно унести любой сотрудник отдела.

Концентрация возможностей

В бизнесе безусловно важным является также контроль связей. Не всегда на практике управляют те люди, которым вы дали полномочия. Неформальный лидер может запросто незаметно подвинуть начальника, а вы увидите только управление в исполнении марионетки. Еще более опасными могут стать сотрудники с нездоровыми амбициями. Они незаметно собирают информацию о том, кто от кого реально зависит на предприятии, кто кому что должен, и кто что скрывает. Банально, но факт – кто владеет информацией, тот владеет миром. Медленно, но верно хитрец затянет всех в паутину и преспокойно начнет дергать за веревочку, когда ему это будет нужно. Очень важно отслеживать нездоровый интерес работников друг к другу, начальству, к связям организации, особенно, когда такие данные не имеют отношения к работе. Узнавать о том, что кто-то интересуется неположенными вещами, лучше из доверенных рук. Для этого руководители должны понимать, что концентрация закрытой информации в руках одного человека опасна для каждого из них, а попустительство может реально привести в сети шантажа.

Рассмотрим такой пример. На предприятии в финансовом отделе работал молодой специалист. Он постоянно стремился расширять профессиональные горизонты и прехватывал инициативу на лету. Начальник расслабился, нагрузив работой чудака, и был сильно удивлен, когда его вежливо попросили уволиться – из-за того, что его подчиненный стал разбираться в делах гораздо лучше руководителя. Однако вскоре вундеркинд стал требовать повышения зарплаты и улучшения некоторых условий. Ему пошли навстречу, но собственник обратил внимание на то, что уступки были вынужденными, поскольку новый начальник сводил все конечные результаты по отделу в одном лице, и никому не давал вникать в процесс полностью. Когда в отстутствие последнего решили проверить его компьютер, оказалось, что все, что можно, было скрыто паролями, а кое-что просто слито на диски и унесено. Поскольку метод камеры пыток давно канул в Лету, службе безопасности вместе с отделом информационных технологий пришлось изрядно попотеть, прежде чем добыть законно принадлежащую фирме информацию. Разумеется, похитителя об этом не предупредили. На следующий день руководитель убедительно попросил его написать заявление об уходе, и никто не удивился, когда сотрудник открыто заявил, что уволить его не смогут, поскольку без него у фирмы от нехватки нужной документации и информации через пару недель возникнут проблемы. В данном случае дальновидность и бдительность руководства помогла избежать неразумных расходов.

Свой среди чужих

Пожалуй, самым подлым видом слежки за сотрудниками является внедрение шпиона в коллектив. Это может быть кто угодно: и секретарь, и специалист, и начальник отдела. Он специально первым начинает разговоры на насущные темы, тем самым вызывая остальных на откровенность. Он постоянно находится в центре интриг и сплетен, первый узнает все новости, ходит на совместные посиделки после работы и пытается втереться в доверие, прикидываясь «своим в доску». Игра в Штирлица может быть довольно опасна, как для руководства, так и для самого шпиона. Поэтому, рискуя заниматься такой слежкой, организуйте процесс правильно. Если после откровений в тесном кругу на коллектив будет ниспослана кара, люди быстро сообразят, что в их рядах изменник. Что испытает после рассекречивания на себе последний, зависит от статуса и возможностей разозленных коллег. Кроме того, всегда есть риск, что ваш шпион будет работать на две стороны, например, с целью всех поссорить, распустить сплетни и получить определенную выгоду. Такие случаи на практике встречались. Шпионские игры – занятие довольно затратное, рискованное, и используется, в основном, для раскрытия тайн Мадридского двора высшего руководящего состава. Приведу пример. В одной крупной производственной компании работал главный механик. Было сотруднику уже сильно за шестьдесят, и руководство давно стало сомневаться в качестве его работы. Однако главный инженер упорно отстаивал подопечного, расхваливая его, как специалиста, на каждом углу. Смекнув, что дело нечисто, руководитель решил проследить за главным механиком, несмотря на то, что большинство считало его совершенно безобидным дедушкой. Прикинувшись рабочим слесарем, один из специалистов службы безопасности втерся в доверие к начальнику, и тот, хвастаясь и считая парня слишком молодым и зеленым, поведал свою тайну. Оказалось, главный механик, видя, что никого из руководства и подчиненных рядом нет, мигом стряхивал с себя личину тихого старца и отправлял «налево» грузовики материалов. Припертый к стенке, он признался, что главный инженер обещал оставить его на должности до тех пор, пока он будет заниматься кражами с производства.

Волк в овечьей шкуре

На практике давно существует такое понятие, как промышленный шпионаж. Некоторые фирмы даже направляют своих людей на работу к конкурентам, с целью узнать важную информацию, разведать обстановку, переманить какого-нибудь таланта или даже подорвать финансовое положение. Обычно, если конкурс на вакансию проводится широко, кандидат конкурентов из кожи вон лезет, чтобы работать на вашем предприятии. Он чаще других названивает по телефону менеджеру по персоналу, пять раз высылает свое резюме, составленное безупречно, на собеседовании он только и говорит о том, что с рождения мечтал работать только в вашей компании, и, конечно, он действительно оказывается тем, кто вам так нужен. Даже служба безопасности может пропустить его, ведь биография его чиста (об этом позаботился бывший начальник, который и рекомендации потрудился написать). Так что отслеживание подобных субъектов целиком и полностью ложится первоначально на плечи отдела персонала. Кроме промышленных шпионов, к вашим топ-менеджерам или специалистам экстра-класса может проникнуть хедхантер. Охотник за головами может рассказать секретарю сказку, прикинувшись соседкой тетей Машей, и выйти на разговор к жертве. Возможно, в таком случае, спасет прослушка телефонов. Но гораздо эффективней будет посадить матерого секретаря, который не то что соседку, а Папу Римского без предварительной записи и тщательной проверки к начальнику не допустит.

Вообще, воспитание бдительности персонала дает большие преимущества, ведь служба безопасности не в состоянии отследить все. Приведу пример. На одном крупном заводе работал экономистом молодой человек, любимым развлечением которого стало писать по внутренней почте записки незамужним сотрудницам. Вначале он признавался в симпатии, писал комплименты, приглашал на совместные прогулки, а потом довольно грубо отправлял ошеломленную жертву ни с чем. Вроде, безобидное хулиганство, но работать после подобных шуток дамам было противно. Естественно, на общем обсуждении в курилке тайна раскрылась, и разъяренные сотрудницы обратились в службу безопасности, сказав, что Иванов из экономического отдела посылает по внутренней почте прямые оскорбления. На самом деле, почта не читалась, но незадачливому Дон Жуану довелось убедиться в обратном. Бедняга так и не понял, что его заложили его же жертвы.

Хорошо работает бдительность персонала, если равный по рангу сотрудник вдруг покупает дорогую машину или начинает одеваться не по зарплате. При этом не обязательно требовать от персонала отчетов друг о друге, обиженный на свое положение сотрудник сам все расскажет. К слову сказать, бдительное отношение к коллегам больше принято в западных странах, где половина преступлений раскрывается по инициативе окружающих людей. У нас, к сожалению, принято не совать нос в дела соседа: вдруг самому придется что-то скрыть.

Братья по разуму

Если в вашей фирме всерьез занимаются слежкой за сотрудниками, и за целый день на полках вырастает стопка видеокассет, пленок и дисков, вам необходим специалист, который смог бы быстро фильтровать поток данных. Обычно это специалист службы безопасности, знающий, на какие вещи нужно обращать внимание руководства. Очень хорошо, когда служба безопасности сотрудничает с отделом персонала. Информация, полученная скрытым путем, делится на секретную и требующую внимания. Секретная или особо секретная информация доходит только до ушей руководителя фирмы и собственника. Это данные о серьезных заговорах, о «сливе» коммерческой тайны, о шпионах конкурентов. Второй род информации, требующие внимания данные, следует передавать в отдел персонала, разумеется, если он наделен статусом решать подобные задачи. Например, если вы обнаружили, что коллектив слишком часто говорит о низкой зарплате, о преимуществах работы в других фирмах вашей отрасли или просто ругает конкретного начальника, – это сигнал к действию. К сожалению, сведения службы безопасности, собранные не совсем законным путем, будут отражать более правильное положение вещей, нежели данные анкет отдела персонала. А значит, и работать с ними будет разумнее и эффективнее. К тому же, направляя человека на проверку в службу безопасности, менеджер по персоналу должен узнать результат, и если нужно, причислить новенького к группе риска, сообщив об этом психологу, если таковой имеется. Безопастность электронной информации – это уже поле деятельности отдела информационных технологий. Но и этот отдел должен контактировать со службой безопасности, дабы вовремя предупредить о попытках проникновения в чужие базы данных, или, наоборот, быть преупрежденными о возможном появлении в компании хакеров. Только комплексное взаимодействие отделов поможет решить проблему лояльности и предотвратить возможные ошибки.